Gastos de viaje: Requisitos para su deducibilidad

Se aproxima el final del ejercicio y es conveniente revisar que los gastos cuya deducción se pretenda para efectos del Impuesto sobre la Renta (ISR), cumplan con los requisitos correspondientes previstos por las disposiciones fiscales. Para el caso de los viáticos o gastos de viaje, se comentan las disposiciones aplicables. Gastos de viajeLos viáticos o gastos de viaje son deducibles para efectos del ISR siempre que se trate de un gasto estrictamente indispensable para los fines de la actividad del contribuyente; es decir, que el viaje esté relacionado con la realización del objeto de la empresa. Destino de los gastosCabe resaltar que el viaje puede ser realizado dentro del territorio nacional o en el extranjero, pero en todo caso los gastos deben destinarse a: Hospedaje Alimentación Transporte Uso o goce temporal de automóviles Pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viático Los gastos deberá realizarse más allá de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente, entendiendo por “establecimiento” aquél en el que presta normalmente sus servicios la persona a favor de la cual se realice la erogación. Documentación comprobatoriaEn caso de que los gastos se eroguen a favor de una persona, ésta debe tener una relación laboral subordinada, o debe prestar servicios profesionales. En estos casos la documentación comprobatoria del gasto se debe obtener de acuerdo con lo siguiente: Si los viáticos o gastos de viaje los realizan personas que presten servicios profesionales al contribuyente, los comprobantes de dichos gastos deben expedirse a nombre del contribuyente. Si dichos gastos los realizan trabajadores que prestan servicios personales subordinados, los comprobantes podrán ser expedidos a nombre de dichos trabajadores, teniéndose por cumplido el requisito de respaldar los gastos con documentación comprobatoria a nombre de aquél por cuenta de quién se efectuó el gasto. Límites de deducciónLos gastos están limitados de la siguiente manera: Tipo de erogación Monto máximo deducible cuando erogado en territorio nacional Monto máximo deducible cuando erogado en el extranjero Observaciones Alimentación $750 diarios por cada beneficiario $1,500 diarios por cada beneficiario Se debe acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. Si únicamente se acompaña documentación de transporte, el gasto deberá estar hecho con tarjeta de crédito de quien realiza el viaje. Uso o goce temporal de automóviles $850 diarios $850 diarios Se debe acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte. Hospedaje Sin límite $3,850 diarios Se debe acompañar la documentación relativa al transporte. Convenciones y seminariosCuando el total o una parte de los viáticos o gastos de viaje con motivo de seminarios o convenciones efectuados en el país o en el extranjero formen parte de la cuota de recuperación que se establezca para tal efecto, y en la documentación que los ampare no se desglose el importe correspondiente a tales erogaciones, sólo será deducible de dicha cuota, una cantidad que no exceda el límite de gastos de viaje por día destinado a la alimentación a que se refiere esta fracción. La diferencia que resulte conforme a este párrafo no será deducible en ningún caso. Viáticos: Ingresos exentos para trabajadoresDe acuerdo con el Artículo 109 fracción XIII de la Ley del ISR, los viáticos se consideran ingresos exentos para las personas físicas cuando sean erogados en servicio del patrón y se compruebe con documentación de terceros que reúna los requisitos fiscales. Al respecto, la Regla Miscelánea 3.12.2. establece una facilidad consistente en que las personas físicas que reciban viáticos y sean erogados en servicio del patrón, podrán no comprobar con documentación de terceros hasta un 10% del total de viáticos recibidos en cada ocasión, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000 en el ejercicio fiscal. Para estos efectos, es necesario que los viáticos se depositen en la cuenta del trabajador en la que perciba su nómina o en una cuenta asociada a un monedero electrónico abierta por el patrón precisamente para esos fines. Cabe destacar que para considerar exentas estas cantidades, deberán reunir los requisitos de deducibilidad establecidas en el Artículo 32, fracción V de la Ley del ISR, que básicamente consisten en no rebasar ciertos montos y en acompañar la documentación comprobatoria de hospedaje o transporte. Esta facilidad no es aplicable a gastos de hospedaje o de avión. Constancia de viáticos a trabajadoresOtra obligación para los contribuyentes relacionada con los viáticos entregados a trabajadores, es la de entregar, a más tardar el 15 de febrero de cada año, constancia de los viáticos, que se consideren como ingresos exentos para los trabajadores. Es conveniente revisar si durante el ejercicio se ha recabado la documentación adecuada para soportar estos gastos, así como de comparar los gastos efectuados contra los límites de deducibilidad para cumplir adecuadamente con las disposiciones fiscales.